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使えるものは上手に使って効率をあげよう

活用できるものを上手に

仕事をしていると、文書を作成する場面が多くあると思います。
挨拶文を考えたり、レイアウトを考えたり。
これを1回1回作っていたのでは、あまりに時間がかかります。
今ではネットで検索すれば、様々なパターンの文書のテンプレートをダウンロードできますし、テンプレートばかりを集めたソフトもあります。
請求書やチラシなど、一般的なものであれば、WordやExcelにも入っています。
これらを上手に活用して、効率をあげましょう。

過去の文書で使えそうな挨拶文や文章があれば、Wordやメモ帳に残しておき、いつでも使えるようにしておくのも良いですね。
最初の1回だけ自分の思う形で作っておけば、その後の入力の手間が省けるだけでなく、入力ミスも防げるので、質の良い文書ファイルを保てます。

辞書登録を活用する

メール作成の際など、毎回必ず入力する文言やお決まりの挨拶があると思います。
例えば、
「お世話になっております。~~会社の~~です。」
など。

こうした場合は、辞書登録をしておきましょう。
「おせ」と入力するだけで上記の文章が予測変換にでてくるので、たった2文字の入力で何十字かの入力をカットできます。
よく使う文言をいくつか登録しておけば、入力が格段に速くなりますよ。
非常に便利な機能ですので、ぜひ活用しましょう。

登録する作業には、慣れるまで時間がかかるかもしれません。
しかし、1度登録してしまえば、その後の仕事が抜群に早くなります。

このように、ちょっとした方法で、ちょっとした時間の短縮ができるのです。
最初はちょっとした時間に感じても、長い目でみれば大きな時間。
仕事の効率とは、劇的にあっという間によくなるものではなく、日々の積み重ねで磨かれていくものなのです。


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