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効率の良さは日々の努力の積み重ね

パソコンの中も整理整頓

パソコンの画面をパッと見たとき、ファイルやフォルダが乱雑に並んでいる、なんてことはありませんか?
整理されていないパソコンでは、必要なファイルがなかなか見つからず、それだけで時間はどんどん過ぎていきます。
実は、仕事の効率の悪い人は、こうした「ものを探す」作業でかなりの時間を無駄にしているのです。

仕事の効率化には、とにかく整理整頓が必要。
すぐに実践できるパソコン整理術をご紹介します。

「デスクトップにファイルを置かない」
ファイルを保存する際には、必ずフォルダの中に。
グループ別、タイプ別に、自分がわかりやすいようにフォルダを作っておきます。
保存するときは、そのファイルのタイプによって該当するフォルダに保存するようにしましょう。
これだけで、見違えるほどパソコンが見やすくなりますよ。

ファイルの名前の付け方にも工夫を

きちんとパソコンの中が整理できても、ファイル名を適当につけていては意味がありません。

「ファイル名やフォルダ名はわかりやすく」

これも大事な作業です。
名前をつける際は、日付、区分、内容を端的につけておくと一目でわかり、探しやすくなります。
毎日、毎月作成するもの(日報や給料計算のファイルなど)は、日付の順に自動で並び替えてくれる設定にすれば、あっという間に整理できます。

(例)
20180201日報
20180202日報

20180201企画部会議
20180201営業部会議

このようにしておくと、共有フォルダなどで自分以外の人が見てもすぐにわかります。
日付、区分、内容の間に、スペースやアンダーバーをいれて区切るとさらに見やすくなります。
他人にもわかりやすいファイル管理を心がけることも、効率的な仕事につながります。


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